Visitor management software
Visitor management is het zorgen voor een soepel proces rondom het komen en gaan van bezoekers.
Wat is visitor management?
Visitor management is het zorgen voor een soepel proces rondom het komen en gaan van bezoekers. Dit betekent een fijne ontvangst, dat het aanmeldproces weinig tijd kost en de bezoekers gemakkelijk op de juiste plek terechtkomen.
Bezoekersregistratie is het regelen van identificatie, registratie en toegang voor bezoekers. Verschillende soorten bezoekers vereisen verschillende manieren van aanpak. Het kan nodig zijn dat iemand een online (veiligheids)training doorloopt voor het veilig betreden van een bepaalde locatie. Het bijhouden waar een bezoeker zich bevindt ten tijde van het bezoek kan ook een onderdeel zijn van visitor management.
Visitor management software
Visitor management software wordt gebruikt om bezoekers digitaal te registreren en informatie rondom de bezoekers digitaal te organiseren. Dit maakt het ontvangst- en registratieproces gestroomlijnd.
Visitor management is per organisatie verschillend. Bij de ene situatie is veiligheid en het volgen van regels de topprioriteit, een andere situatie legt meer de nadruk op hospitality. Afhankelijk van de situatie kan dus de ene of de andere soort software meer van toepassing zijn vanwege bepaalde functionaliteiten.
Virtuele receptie
Door het gebruiken van visitor management software ontstaat er een virtuele receptie, ofwel een digitale receptie. Dit is een digitale omgeving waar bezoekers terecht kunnen om bijvoorbeeld een afspraak te conformeren, een toegangspas aan te vragen en eventuele informatie over zichzelf aan te vullen.Â
Een digitale receptie is prettig voor zowel de bezoeker als de organisatie, omdat voorafgaande aan het bezoek al informatie duidelijk gemaakt kan worden, waardoor bijvoorbeeld het toegangsproces minder tijd kost.
Zo werkt YIM: Visitor Management
Het YIM platform is een software systeem dat ook te gebruiken is als visitor management software. Bezoekers worden door interne medewerkers aangemeld en krijgen binnen YIM een rol toegewezen. Ze kunnen vooraf gemakkelijk zelf vereiste gegevens invullen en de eventueel benodigde (veiligheids)training volgen. Op deze manier fungeert YIM als een virtuele receptie.
YIM Visitors
Een digitale receptie inrichten met YIM? Bekijk hier de Visitor module voor meer informatie over Visitor management.
Of liever een persoonlijk gesprek? Neem contact met ons op en onze experts staan je graag te woord.