Logiciel YIM Visitor Management
La gestion des visiteurs vise à assurer un processus souple autour des arrivées et départs des visiteurs.
Qu’est la gestion des visiteurs ?
La gestion des visiteurs vise à assurer un processus souple autour des arrivées et départs des visiteurs. Cela implique un accueil gracieux, un processus d’enregistrement rapide et une arrivée rapide des visiteurs aux bons endroits.
La gestion des visiteurs englobe l’identification, l’enregistrement et l’accès pour les visiteurs. Différents types de visiteurs exigent différentes approches. Une formation (de sécurité) en ligne peut être requise, avant de pouvoir accéder sans risque à un endroit spécifique. La surveillance de la présence du visiteur pendant la visite peut également faire partie de la gestion des visiteurs.
Logiciel de gestion des visiteurs
Les logiciels de gestion des visiteurs sont utilisés pour l’enregistrement numérique des visiteurs et l’organisation des informations autour des visiteurs. Ils assouplissent le processus d’accueil et d’enregistrement.
La gestion des visiteurs est unique pour chaque organisation. Selon les situations sont priorisés la sécurité et le respect des règles, ou bien l’hospitalité. Encore selon les situations, les fonctions de l’un ou d’un autre logiciel seront donc plus ou moins appropriées.
Réception virtuelle
L’utilisation d’un logiciel de gestion des visiteurs crée une réception virtuelle ou numérique. Il s’agit d’un environnement numérique dans lequel les visiteurs peuvent, par exemple, confirmer un rendez-vous, demander un pass d’accès ou renseigner des informations sur eux-mêmes.
Une réception numérique est agréable pour les visiteurs comme pour l’organisation, puisqu’elle permet de clarifier certaines informations avant la visite. La demande d’un pass d’accès, par exemple, prendra moins de temps par la suite.
Comment fonctionne YIM : Gestion des visiteurs
La plateforme YIM est un système logiciel qui peut également être utilisé pour la gestion des visiteurs. Les visiteurs sont enregistrés par les employés internes et un rôle leur est attribué au sein d’YIM. Au préalable, ils renseignent eux-mêmes simplement les données requises et ils peuvent éventuellement suivre une formation (de sécurité) obligatoire. De cette façon, YIM joue le rôle d’une réception virtuelle.
YIM Visitors
Aménager une réception virtuelle avec YIM ? Regardez ici le module Visitor pour plus d’informations sur la gestion des visiteurs.
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